Bemiddelingsverzoek BC Markt MI 17.009

Sector: Wegvervoer 

Trefwoorden: Communicatie, informatieverstrekking, onderlinge verhoudingen, samenwerking OR-bestuurdervertrouwen

Kern van het geschil 

Binnen de organisatie bestaat een gebrek aan onderling vertrouwen en aan een goede samenwerking tussen de OR en de bestuurder. Het gebrek aan vertrouwen is mede ontstaan door een slechte onderlinge communicatie. De OR verwijt de bestuurder dat deze geen gehoor geeft aan verzoeken om informatie, e-mail niet beantwoordt en afspraken schendt. Daardoor blijven zaken liggen. De bestuurder bestrijdt dit. Hij dacht een afspraak te hebben gemaakt met de voorzitter van de OR om de zaken die waren blijven liggen na zijn vakantie op te pakken. Omgekeerd verwijt hij de OR ook onvoldoende met hem te communiceren. Het is de bestuurder niet duidelijk hoe de besluitvorming binnen de OR plaatsvindt. Hij heeft de indruk dat er verdeeldheid bestaat binnen de OR.

Verslag van de commissie

Tijdens de bemiddelingszitting constateert de bedrijfscommissie dat de onderlinge communicatie tussen de bestuurder en de OR verre van optimaal is. Zo worden er maar drie overlegvergaderingen per jaar gevoerd en daarbuiten wordt voornamelijk schriftelijk (via de e-mail) gecommuniceerd. Bovendien overlegt de OR onderling uitsluitend op dagen dat zij op cursus zijn, hetgeen maximaal vijfmaal jaar per jaar is. Door gebrekkige verslaglegging van vergaderingen en het elkaar over en weer onvoldoende informeren, ontstaan er irritaties. Dit leidt tot een escalatie in de schriftelijke communicatie, waardoor kwesties niet worden opgelost, maar verergeren. 

De bedrijfscommissie heeft samen met partijen onderzocht wat er nodig is om de samenwerking en de communicatie te verbeteren. Daarbij wijzen beide partijen naar de ander en vinden ze dat de ander moet veranderen alvorens de samenwerking kan verbeteren. Volgens de bedrijfscommissie is verandering alleen mogelijk wanneer beide partijen bereid zijn om te werken aan het verbeteren van de samenwerking. Ter zitting hebben partijen de afspraak gemaakt dat ze op korte termijn een overlegvergadering organiseren, waarin ze de problemen die er liggen gaan oplossen. Ook willen partijen betere afspraken maken omtrent het maken en verspreiden van notulen van vergaderingen. Beide partijen zijn daarbij bereid om het overleg constructief in te gaan; volgens de bedrijfscommissie een positieve eerste stap in het verbeteren van de samenwerking.

Om structurele resultaten te bereiken en niet terug te vallen in oude problemen, geeft de bedrijfscommissie partijen enkele adviezen mee, waaronder:

  1. Geef de medezeggenschap binnen de organisatie structuur door, onder andere, procedurele afspraken met elkaar te maken over zaken als de frequentie van de overlegvergaderingen, het maken van de notulen van die vergaderingen, en de termijn waarbinnen de notulen gereed zijn en verspreid worden. Maak daarnaast afspraken over de faciliteiten van de OR, zoals de tijd die OR-leden krijgen voor het voeren van het onderlinge overleg en het overleg met de achterban. Het kan helpen om bij het maken van de afspraken gebruik te maken van externe expertise, zoals van een onafhankelijke coach die partijen daarbij ondersteunt. 
  2. Plan meer dan drie overlegvergaderingen in een jaar. Veelal vindt een overlegvergadering eens in de zes tot acht weken plaats. Het kan wellicht door de aard van de onderneming lastig zijn om iedereen frequent bij elkaar te brengen, maar een overleg kan ook doorgang vinden indien niet alle OR-leden aanwezig zijn dan wel door toepassing van alternatieve vergadermogelijkheden. Te weinig mondeling overleg kan leiden tot miscommunicatie en onbegrip en daarmee tot conflicten.
  3. Plan als OR vaker dan vijf keer per jaar een OR-vergading in en doe dit bij voorkeur buiten de cursusdagen van de OR om. De cursusdagen worden dan volledig benut voor opleiding en coaching. Daarbij is het een wettelijke verplichting dat van OR-vergaderingen verslagen worden gemaakt en dat deze verslagen of een samenvatting daarvan ter beschikking worden gesteld aan de bestuurder en de medewerkers in de organisatie. 
  4. Verder heeft de bedrijfscommissie de indruk dat zowel bij de bestuurder als de OR onvoldoende kennis aanwezig is over medezeggenschap en de Wet op de ondernemingsraden en adviseert zij zowel de bestuurder als de OR om zich daarin goed te laten opleiden. Naast een afzonderlijke opleiding luidt het advies aan partijen om ook gedurende enkele dagen of dagdelen per jaar een gezamenlijke opleiding te volgen, waarbij tevens kan worden ingegaan op de onderlinge samenwerking en communicatie.
  5. Daarnaast vindt de bedrijfscommissie het geen gelukkige situatie dat dezelfde persoon voorzitter én secretaris van de OR is. Ook al verbiedt de WOR dit niet expliciet, de wet gaat wel uit van medezeggenschap door een groep personen die gezamenlijk zijn strategie bepaalt en gezamenlijk het overleg voert. De inrichting en de werkwijze van de OR moeten aan dit uitgangspunt recht doen. Het advies luidt om opnieuw in het voorzitterschap en het secretariaat te voorzien en twee verschillende personen op deze functies te benoemen. 

Tot slot wijst de bedrijfscommissie beide partijen erop dat ze in het kader van goede medezeggenschap hetzelfde doel dienen: het belang van de (continuïteit) van de onderneming en zijn werknemers. Om dit te bewerkstelligen is het belangrijk dat partijen samenwerken aan onderwerpen die de gehele onderneming en de medewerkers betreffen. Idealiter gebeurt dit in een vroegtijdig stadium en niet pas op het moment dat een besluit al nagenoeg gereed is. De voordelen hiervan voor de bestuurder zijn onder meer dat de besluitvorming inhoudelijk verbetert en er draagvlak voor zijn besluiten ontstaat binnen de organisatie en voor de OR dat hij, door mee te spreken en te denken over onderwerpen die voor de medewerkers van belang zijn, inbreng kan leveren op de besluitvorming. Het is daarom van belang dat partijen goed en open met elkaar communiceren en goed overleg met elkaar voeren, ook in het kader van de verbetering van het onderlinge vertrouwen. 

powered by sitecore