Moet OR zijn agenda en verslag delen met alle medewerkers?

De ondernemingsraad en de bestuurder hebben afgesproken dat de ondernemingsraad maandelijks een nieuwsbrief uitbrengt op het intranet met daarin de in zijn ogen belangrijkste onderwerpen die zijn besproken in de overlegvergadering. De agenda en het verslag van de overlegvergadering worden niet integraal gepubliceerd, op wens van de bestuurder. Is een dergelijke afspraak toegestaan, of is er sprake van strijd met artikel 23a, vijfde lid, van de WOR? 

Achter de laptop overleg

Antwoord

Op basis van artikel 23a, vijfde lid, van de WOR maken de ondernemer en de ondernemingsraad afspraken ten aanzien van de overlegvergadering. Een van de onderwerpen om afspraken over te maken, betreft de wijze en het tijdstip waarop de agenda en het verslag van de overlegvergadering bekend worden gemaakt aan de personen die werkzaam zijn in de onderneming. Dit houdt in dat er afspraken gemaakt kunnen worden over de vorm (bijvoorbeeld via intranet of in een nieuwsbrief per mail) en de termijn (bijvoorbeeld binnen twee weken na de overlegvergadering) van bekendmaking.

Het is een verplichting van de ondernemer en de ondernemingsraad om de agenda en het verslag te delen met alle personen die binnen de onderneming werkzaam zijn. Indien de ondernemer en de ondernemingsraad deze verplichting niet nakomen, dan kan iedere belanghebbende hiertegen opkomen. Dit kan door de bedrijfscommissie in te schakelen voor bemiddeling en advies en/of de kantonrechter te verzoeken dat deze verplichting wordt nageleefd. Kortom, de ondernemingsraad en de ondernemer mogen niet afspreken dat de agenda en het verslag van de overlegvergadering niet worden gedeeld met de overige personen die werkzaam zijn binnen de onderneming.
Er kan worden volstaan met een samenvatting van het formele verslag, die gedeeld kan worden via de nieuwsbrief. Het is aan te bevelen om de in de onderneming werkzame personen de mogelijkheid te bieden het formele verslag (op verzoek) in te zien, behoudens vertrouwelijke informatie. Hierbij verwijzen we naar de uitspraak van de kantonrechter Haarlem van 11 oktober 1993 (vindplaats: ROR 1994, nr. 11 / JAR 1993/240).

De agenda dient wel gedeeld te worden. Een termijn van ten minste zeven dagen vóór de overlegvergadering wordt hierbij in het algemeen redelijk geacht. Voor het verslag wordt in het algemeen een termijn van enkele weken na de overlegvergadering redelijk geacht.

powered by sitecore